Puhtia projektien viestintään

Alkuvuodesta olen saanut olla kirittämässä projektien viestintää. Tällä kertaa kehitettiin sote-projektien viestintää. Projektiviestinnän koulutukset ovat aina tosi kivoja, kun saa työskennellä alansa huippuosaajien kanssa.

Niinpä, alansa. Kovan luokan substanssiosaaminen on viestinnän näkökulmasta myös haaste. Miten asioissa syvällä oleva asiantuntija pystyy irrottautumaan kaikesta tietämästään ja kertomaan vain sen, mikä on vastaanottajalle eli kulloisellekin kohderyhmälle sopiva annoskoko? Tai miten valita omasta projektista sellaisia ihmisen kokokoisia asioita, jotka kiinnostavat ns. taviksia – ja tätä kautta myös mediaa?

Edellä olevat kysymykset ovatkin projektiviestinnän koulutusten keskeisiä keskusteluteemoja.

Viestinnän näkökulmavalinnan toinen yleinen pulma on yleensä se, että projektiväki kertoisi niin mielellään itse projektista. Meitä taviksia, samoin kuin päättäjiä ja rahoittajia kiinnostaisivat kuitenkin enemmän projektien hyödyt ja vaikutukset eli mitä projekti lopultakin tuottaa – em. tapauksissa, miten projektit edistävät suomalaisten terveyttä ja hyvinvointia.

Alkuvuoden projektiviestintäkoulutusten yhteyshenkilöni kiteyttikin asian loistavasti: projektien asiantuntijat kertovat niin mielellään siitä ”taikinasta” (= mitä projektissa tehdään), kun pitäisi oppia puhumaan ”pullasta” (= tuotos). Viestinnän näkökulmasta pitäisi pullastakin vielä osana napsia ”rusinat” eli tiivistää hyödyt ja vaikutukset helposti viestittävään muotoon ja räätälöidä viestit kohderyhmälähtöisesti. Perusviestien rakentelun työkalusta onkin tässä verraton apu.

Koulutuspäivien rautaista osaa on viestinnän suunnittelu. Pidän aika kovana toiveena sitä, että esimerkiksi sote-asiantuntijasta pitäisi kypsyä osaava viestinnän suunnittelija päivän, parin koulutuksessa. Oma kokemukseni on, ettei strategia- ja tavoitelähtöinen suunnittelu ole aina viestinnän ammattilaisillekaan ihan helppo juttu.

Jotta projektityöläisten elämä helpottuisi ja viestintä kehittyisi, haastan viestinnän ammattilaisia tekemään projektiviestijöiden avuksi suunnittelutyökalua ja -malleja, joita käyttämällä projektien viestintäsuunnitelmiin saataisiin selkeä rakenne ja varmistuttaisiin siitä, että kaikki suunnitelman elementit on muistettu ottaa mukaan.

Useimmiten suunnitelmista näyttävät unohtuvan tavoitteet ja mittarit. Liian usein lähdetään liikkeelle hankkeen visuaalisesta ilmeestä, verkkosivuista sekä muista keinoista ja kanavista miettimättä, mitä viestinnällä lopultakin missäkin kohderyhmässä pitäisi saada aikaan.

Kohderyhmäjakona projektiviestinnässä näyttäisi toimivan hyvin kolmijako: hankkeen sisäinen viestintä, hanketoimijoiden välinen verkostoviestintä ja ulkoinen viestintä. Ilolla olen pannut merkille sen, että aiemmin aika vähälle huomiolle jäänyt projektien sisäinen viestintä on nyt alettu nostaa keskiöön. Some- ja muut sähköiset keinot ovat selvästi parantaneet tilannetta.

Ainakin isommista projekteista ja niiden viestinnästä vastaavien kannattaisi hyödyntää myös viestinnän suunnitteluun keskittyviä avoimia viestintäkoulutuksia. Yksi tällainen oppimisen paikka voisi olla vaikkapa Procomin huhtikuun puolivälissä järjestämä koulutus.

- Helena