Vuoden tähtihankkeita: konkreettinen työkalu sisäilmaongelmien viestintään

Kalenterin lehti on kääntynyt uuteen vuoteen. On jälleen hyvä pysähtyä puntaroimaan, mitä viime vuosi minulle opetti.

Olen saanut omaan työhöni viestinnän kehittäjänä paljon uusia ideoita ja ajattelemisen aihetta kollegoilta, joiden kanssa olen saanut työskennellä erilaisilla viestinnän täydennyskoulutuskursseilla. Olen saanut olla kanssakulkijana coaching-prosesseissa, jotka ovat avanneet coachattaville uusia näkökumia ja ratkaisuja arjen haasteisiin. Päällimmäiseksi kuitenkin nousee sisäilmaongelmien viestintään pureutunut hanke.

Sisäilmaongelmien viestintään pääsinkin sukeltamaan ihan kunnolla – osittain Työsuojelurahaston (TSR) taloudellisentuen turvin. Lapin yliopiston taiteiden tiedekunta oli kärsinyt sisäilmaongelmista pitkään. Kun hanke käynnistyi, rakennusta oli jo korjattu erittäin huolellisesti. Oli aika palata evakosta takaisin korjattuihin tiloihin.

Viestintää tehostamalla haluttiin vahvistaa luottamusta siihen, että korjatut tilat ovat terveelliset ja turvalliset. TSR:n tuen myötä mahdollistui laajempikin tutkimuksellinen työote, minkä tuloksena syntyi uusi elinkaarimalli sisäilmaongelmien viestintään. Malli kattaa viestinnän ongelmien havaitsemisesta korjausten jälkeiseen seurantaan.

Sisäilmaviestintä on kimurantti viestintähaaste monestakin syystä: tilojen käyttäjillä on huoli terveydestään, ongelman hoitaminen ja viestiminen vaativat monen toimijatahon hyvää yhteistyötä, koordinointia ja ennen kaikkea suunnitelmallista viestintää. Ilman avointa, rehellistä, osallistavaa ja osaavaa viestintää isokin korjausinvestointi voi mennä hukkaan. Liian usein ollaan tilanteessa, että oireilu korjatuissakin tiloissa jatkuu, rakennuksen maine turvallisena työ- tai opiskelupaikkana on mennyt, mikä ei voi olla näkymättä kiinteistön arvossakin.

Muun muassa edellä kuvattuihin haasteisiin hankkeessa kehitetyllä mallilla haettiin ratkaisuja. Vaikka Lapin yliopiston casessa viestintää ryhdyttiin määrätietoisesti kehittämään vasta paluumuuton kynnyksellä, viestinnän tehostamisella oli todella iso vaikutus siihen, miten korjattujen tilojen käyttöönotto onnistui ja miltä tilanne näytti mediajulkisuudessa.

Erityisen kiinnostavaa casessa oli tapa, jolla tiedekunnan opiskelijoita integroitiin toteuttamaan sisäilmaviestintää ja käyttämään uusia innovatiivisia viestintämuotoja.

Apua – mihin sisäilmaviestinnässä pitäisi kiinnittää huomiota? Sisäilmaviestinnän elinkaarimallissa edetään seitsemän askeleen kautta. Olennaista on, että viestintä muuntuu koko prosessin ajan. Eri vaiheissa eri kohderyhmien painoarvo muuttuu, samoin viestinnän sisällöt jne.

Oma kokemukseni on, että monissa organisaatioissa on tänä päivänä varsin tiukalle puristetut viestinnän resurssit. Jos kaiken arjen kiireen keskelle iskee vielä sisäilmaongelma, osaavakin viestinnän ammattilainen voi tarvita apua ja tukea.

Tukeakseni viestinnän ammattilaisia haastavassa viestintäprosessissa olen TSR-hankkeen ”sivutuotteena” kehittänyt sisäilmaviestinnän koulutuskonseptin, josta voi valita oman organisaation tarpeisiin sopivat palikat. Joskus riittää lyhyt sparraus. Joskus voi olla viisasta kutsua ulkopuolinen asiantuntija, jolla – jostakin kummallisesta syystä – voi olla tukevammat ”natsat” vääntää hankalaa ja monitahoista viestintähaastetta selkeimmille urille.

Vuosikalenterin lehden käännyttyä uskon, että sisäilmaviestinnässä roolini muuntuu tutkijasta ja kehittäjästä viestinnän sparraajaksi ja valmentajaksi. Tähän olen valmis, koska vuoden 2015 aikana sain oppia tosi paljon sisäilmaongelmista ja siitä, miten viestintä voi tukea näiden ongelmien ratkaisemisessa.

- Helena

Puhtia projektien viestintään

Alkuvuodesta olen saanut olla kirittämässä projektien viestintää. Tällä kertaa kehitettiin sote-projektien viestintää. Projektiviestinnän koulutukset ovat aina tosi kivoja, kun saa työskennellä alansa huippuosaajien kanssa.

Niinpä, alansa. Kovan luokan substanssiosaaminen on viestinnän näkökulmasta myös haaste. Miten asioissa syvällä oleva asiantuntija pystyy irrottautumaan kaikesta tietämästään ja kertomaan vain sen, mikä on vastaanottajalle eli kulloisellekin kohderyhmälle sopiva annoskoko? Tai miten valita omasta projektista sellaisia ihmisen kokokoisia asioita, jotka kiinnostavat ns. taviksia – ja tätä kautta myös mediaa?

Edellä olevat kysymykset ovatkin projektiviestinnän koulutusten keskeisiä keskusteluteemoja.

Viestinnän näkökulmavalinnan toinen yleinen pulma on yleensä se, että projektiväki kertoisi niin mielellään itse projektista. Meitä taviksia, samoin kuin päättäjiä ja rahoittajia kiinnostaisivat kuitenkin enemmän projektien hyödyt ja vaikutukset eli mitä projekti lopultakin tuottaa – em. tapauksissa, miten projektit edistävät suomalaisten terveyttä ja hyvinvointia.

Alkuvuoden projektiviestintäkoulutusten yhteyshenkilöni kiteyttikin asian loistavasti: projektien asiantuntijat kertovat niin mielellään siitä ”taikinasta” (= mitä projektissa tehdään), kun pitäisi oppia puhumaan ”pullasta” (= tuotos). Viestinnän näkökulmasta pitäisi pullastakin vielä osana napsia ”rusinat” eli tiivistää hyödyt ja vaikutukset helposti viestittävään muotoon ja räätälöidä viestit kohderyhmälähtöisesti. Perusviestien rakentelun työkalusta onkin tässä verraton apu.

Koulutuspäivien rautaista osaa on viestinnän suunnittelu. Pidän aika kovana toiveena sitä, että esimerkiksi sote-asiantuntijasta pitäisi kypsyä osaava viestinnän suunnittelija päivän, parin koulutuksessa. Oma kokemukseni on, ettei strategia- ja tavoitelähtöinen suunnittelu ole aina viestinnän ammattilaisillekaan ihan helppo juttu.

Jotta projektityöläisten elämä helpottuisi ja viestintä kehittyisi, haastan viestinnän ammattilaisia tekemään projektiviestijöiden avuksi suunnittelutyökalua ja -malleja, joita käyttämällä projektien viestintäsuunnitelmiin saataisiin selkeä rakenne ja varmistuttaisiin siitä, että kaikki suunnitelman elementit on muistettu ottaa mukaan.

Useimmiten suunnitelmista näyttävät unohtuvan tavoitteet ja mittarit. Liian usein lähdetään liikkeelle hankkeen visuaalisesta ilmeestä, verkkosivuista sekä muista keinoista ja kanavista miettimättä, mitä viestinnällä lopultakin missäkin kohderyhmässä pitäisi saada aikaan.

Kohderyhmäjakona projektiviestinnässä näyttäisi toimivan hyvin kolmijako: hankkeen sisäinen viestintä, hanketoimijoiden välinen verkostoviestintä ja ulkoinen viestintä. Ilolla olen pannut merkille sen, että aiemmin aika vähälle huomiolle jäänyt projektien sisäinen viestintä on nyt alettu nostaa keskiöön. Some- ja muut sähköiset keinot ovat selvästi parantaneet tilannetta.

Ainakin isommista projekteista ja niiden viestinnästä vastaavien kannattaisi hyödyntää myös viestinnän suunnitteluun keskittyviä avoimia viestintäkoulutuksia. Yksi tällainen oppimisen paikka voisi olla vaikkapa Procomin huhtikuun puolivälissä järjestämä koulutus.

- Helena